Hạch toán chi phí thuê nhà, thuê văn phòng theo từng trường hợp

Thuê nhà, thuê văn phòng, thuê kho là khoản chi quen thuộc với doanh nghiệp nhỏ. Nhưng cùng là chuyển tiền cho chủ nhà, kế toán có thể phải tách thành đặt cọc, chi phí trả trước, chi phí trong kỳ và thuế/phí liên quan. Ghi sai thì chi phí từng tháng bị méo.

Cần tách 3 khoản trước khi hạch toán

1. Tiền đặt cọc

Tiền đặt cọc là khoản doanh nghiệp có quyền nhận lại nếu thực hiện đúng hợp đồng. Đây chưa phải chi phí.

Nợ TK 244 hoặc tài khoản ký cược, ký quỹ phù hợp
  Có TK 111, 112

Khi nhận lại cọc:

Nợ TK 111, 112
  Có TK 244

Nếu cọc bị trừ do vi phạm hợp đồng, cần có biên bản và xử lý theo bản chất khoản phạt/chi phí.

2. Tiền thuê trả trước nhiều tháng

Nếu trả trước 6 tháng, 12 tháng, không nên đưa hết vào chi phí một tháng. Thường ghi nhận vào chi phí trả trước rồi phân bổ dần:

Nợ TK 242
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu đủ điều kiện)
  Có TK 111, 112, 331

Mỗi tháng phân bổ:

Nợ TK 642, 641, 627
  Có TK 242

Chọn TK 642, 641 hay 627 tùy nơi sử dụng mặt bằng: văn phòng quản lý, cửa hàng bán hàng hay xưởng sản xuất.

3. Tiền thuê trả từng tháng

Nếu thuê tháng nào trả tháng đó:

Nợ TK 642, 641, 627
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  Có TK 111, 112, 331

Thuê của cá nhân cần lưu ý gì?

Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê nhà của cá nhân. Khi đó hồ sơ thường cần chặt hơn vì không phải lúc nào cũng có hóa đơn như thuê của công ty. Nên lưu:

• Hợp đồng thuê nhà.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản bàn giao mặt bằng.
• Hồ sơ thuế liên quan đến bên cho thuê nếu thuộc trường hợp phải kê khai/nộp.
• Thỏa thuận rõ giá thuê là đã bao gồm hay chưa bao gồm các khoản thuế, phí.

Phần chứng từ nên được kiểm tra giống các khoản chi lớn khác. Bài chứng từ kế toán hợp lệ là điểm tựa tốt trước khi đưa chi phí thuê vào sổ.

Bài này không thay thế tư vấn thuế. Với hợp đồng lớn hoặc trả thay thuế cho cá nhân, nên nhờ kế toán thuế kiểm tra trước khi hạch toán.

Ví dụ thực tế

Công ty thuê văn phòng 12 tháng, trả trước 120.000.000 đồng chưa VAT, VAT 10%, dùng cho bộ phận quản lý.

Khi thanh toán:

Nợ TK 242: 120.000.000
Nợ TK 133: 12.000.000
  Có TK 112: 132.000.000

Mỗi tháng phân bổ:

Nợ TK 642: 10.000.000
  Có TK 242: 10.000.000

Nếu có đặt cọc 20.000.000 đồng:

Nợ TK 244: 20.000.000
  Có TK 112: 20.000.000

Khoản cọc không đi vào chi phí thuê văn phòng hằng tháng.

Checklist chứng từ

• Hợp đồng thuê và phụ lục gia hạn nếu có.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu cần.
• Hóa đơn hoặc hồ sơ thuế của bên cho thuê theo trường hợp.
• Bảng phân bổ chi phí thuê trả trước.
• Biên bản bàn giao, nghiệm thu mặt bằng.
• Quyết định phân bổ chi phí theo bộ phận nếu dùng chung.

Nếu bạn đang rà chi phí cuối tháng, hãy đưa khoản thuê vào Checklist tuân thủ. Khoản này lặp lại đều, nên tự động hóa càng sớm càng tốt.

Chú Tư nhắc

Tiền thuê mặt bằng là chi phí lớn, nhưng dòng tiền ra không phải lúc nào cũng bằng chi phí trong tháng. Trả trước một năm mà ghi hết vào tháng đầu thì báo cáo sẽ lỗ giả. Muốn phân biệt rõ hơn, đọc thêm phân biệt chi phí vốn hóa và chi phí hàng kỳ.

Nguồn tham khảo chủ đề: MISA AMIS - hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng.