Từ điển kế toán dễ hiểu

Vì sao quan trọng

Hiểu tài sản giúp chủ doanh nghiệp biết tiền đang nằm ở đâu: trong két, trong hàng hóa, trong máy móc hay trong khoản khách còn nợ.

Ví dụ

Quán mua tủ lạnh 18 triệu để bảo quản nguyên liệu. Tủ lạnh là tài sản cố định nếu được dùng nhiều kỳ, không phải chi phí hết ngay trong ngày mua.

Dễ nhầm

Không phải cứ mua bằng tiền là ghi hết vào chi phí. Nếu món đó còn dùng lâu dài, kế toán thường xem xét ghi nhận là tài sản rồi phân bổ hoặc khấu hao dần.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Một doanh nghiệp có doanh thu tốt vẫn có thể căng tiền nếu nợ đến hạn nhiều. Theo dõi nợ phải trả giúp tránh trễ hạn nhà cung cấp, ngân hàng và cơ quan thuế.

Ví dụ

Mua nguyên liệu 12 triệu nhưng nhà cung cấp cho trả sau 15 ngày. Tại ngày nhận hàng, doanh nghiệp ghi nhận một khoản phải trả.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Chỉ tiêu này cho biết nền vốn của doanh nghiệp mạnh hay mỏng, và giúp tách tiền của chủ với tiền của công ty.

Ví dụ

Công ty có tài sản 500 triệu và nợ phải trả 180 triệu. Phần vốn chủ sở hữu về mặt kế toán là 320 triệu.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Đây là ngôn ngữ nền của sổ kế toán. Khi hiểu Nợ/Có, bạn dễ đọc bút toán và phát hiện nghiệp vụ bị ghi lệch.

Ví dụ

Thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản: tài khoản ngân hàng tăng ở bên Nợ, doanh thu thường ghi bên Có.

Dễ nhầm

Bên Nợ không luôn là xấu, bên Có không luôn là tốt. Với tài sản, ghi Nợ thường làm tăng; với doanh thu, ghi Có thường làm tăng.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Bút toán là dấu vết giúp truy ngược từ báo cáo về chứng từ gốc. Khi sai báo cáo, kế toán thường lần theo bút toán để tìm nguyên nhân.

Ví dụ

Chi tiền mặt mua văn phòng phẩm 500.000 đồng: một bút toán ghi tăng chi phí văn phòng phẩm và giảm tiền mặt.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Cùng một hóa đơn nhưng định khoản khác nhau có thể làm báo cáo khác đi: chi phí kỳ này, tài sản chờ khấu hao, hay công nợ phải trả.

Ví dụ

Mua máy tính dùng cho văn phòng có thể được định khoản vào tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ tùy giá trị, thời gian sử dụng và chính sách kế toán.

Dễ nhầm

Định khoản không chỉ là nhập số vào phần mềm; phần mềm thường cần người dùng chọn bản chất nghiệp vụ trước.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Nếu chọn sai tài khoản, báo cáo sẽ kể sai câu chuyện. Ví dụ cùng là mua đồ về, nhưng mua nguyên liệu để nấu, mua dụng cụ để dùng, hay mua hàng để bán lại sẽ đi vào các tài khoản khác nhau.

Ví dụ

Thấy kế toán nói 'đưa vào TK 156' nghĩa là họ đang phân loại món đó là hàng hóa mua về để bán lại, chứ không phải nguyên liệu để chế biến hay dụng cụ để sử dụng.

Dễ nhầm

Tài khoản kế toán không phải là tài khoản ngân hàng. Nó là mã phân loại trong sổ sách và phần mềm kế toán.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Không có chứng từ phù hợp, số liệu kế toán khó được bảo vệ khi kiểm tra nội bộ, kiểm toán hoặc làm việc với cơ quan thuế.

Ví dụ

Một khoản chi thuê dịch vụ nên có hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu nếu cần và chứng từ thanh toán.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Doanh thu chưa chắc là tiền đã về. Nếu phải thu tăng quá nhanh, doanh nghiệp có thể thiếu tiền vận hành dù báo cáo lãi.

Ví dụ

Xuất hóa đơn 40 triệu cho khách B2B và cho khách trả sau 30 ngày. Trong thời gian chờ thu, đây là công nợ phải thu.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Theo dõi phải trả giúp kiểm soát dòng tiền, tận dụng kỳ hạn thanh toán hợp lý và tránh trả trùng hoặc trả thiếu.

Ví dụ

Nhận dịch vụ marketing tháng này nhưng cuối tháng sau mới thanh toán. Khoản đó nằm trong phải trả cho đến khi trả tiền.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và dòng tiền. Tồn kho sai có thể làm lợi nhuận bị lệch.

Ví dụ

Nguyên liệu bún, nước dùng đóng gói, ly giấy và thành phẩm chưa bán đều có thể thuộc nhóm tồn kho tùy mô hình kinh doanh.

Dễ nhầm

Mua hàng về chưa bán không tự động là chi phí ngay; thường nó nằm ở tồn kho và chỉ chuyển thành giá vốn khi bán hoặc sử dụng.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Ghi đúng TK 152 giúp biết còn bao nhiêu nguyên liệu trong kho và khi dùng hết bao nhiêu nguyên liệu để tạo doanh thu. Nếu ghi nhầm nguyên liệu thành chi phí ngay, lợi nhuận tháng mua hàng có thể bị thấp giả.

Ví dụ

Quán phở mua bánh phở, thịt bò, xương, rau thơm, gia vị để nấu bán cho khách. Khi còn trong kho, các món này có thể được theo dõi ở TK 152. Khi đem ra dùng, giá trị nguyên liệu sẽ chuyển dần sang chi phí hoặc giá vốn.

Dễ nhầm

TK 152 khác TK 156 ở chỗ: 152 là đồ mua về để chế biến hoặc sử dụng tạo sản phẩm; 156 là hàng mua về để bán lại gần như nguyên trạng.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Công cụ dụng cụ thường không nên đưa hết vào chi phí một cách máy móc. Có món cần phân bổ dần để chi phí các tháng nhìn hợp lý hơn.

Ví dụ

Dao bếp, nồi, khay, kệ nhỏ, đồng phục nhân viên hoặc máy quét mã vạch giá trị nhỏ có thể được xem xét theo dõi ở TK 153 tùy chính sách kế toán của doanh nghiệp.

Dễ nhầm

TK 153 khác TK 152 ở chỗ: 153 là đồ dùng hỗ trợ làm việc nhiều lần; 152 là nguyên liệu bị tiêu hao để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Ghi đúng TK 156 giúp biết còn bao nhiêu hàng để bán, hàng nào đã bán, và giá vốn của hàng bán là bao nhiêu. Đây là nền tảng để tính lãi gộp của cửa hàng hoặc doanh nghiệp thương mại.

Ví dụ

Cửa hàng tạp hóa mua thùng nước ngọt, mì gói, sữa hộp để bán lại cho khách. Shop online nhập áo, mỹ phẩm hoặc phụ kiện về bán. Những món này thường thuộc cách hiểu của TK 156.

Dễ nhầm

Nếu mua thịt bò để nấu phở bán ra thì thường nghĩ đến nguyên liệu TK 152. Nếu mua chai nước ngọt về bán lại nguyên chai thì thường nghĩ đến hàng hóa TK 156.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Khấu hao làm lợi nhuận từng kỳ hợp lý hơn và giúp chủ doanh nghiệp thấy chi phí thật của việc dùng máy móc, xe, thiết bị.

Ví dụ

Máy pha cà phê 60 triệu dùng trong nhiều năm có thể được ghi nhận là tài sản và khấu hao dần hằng tháng.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Doanh thu là điểm bắt đầu để đọc sức bán, nhưng cần xem cùng giá vốn, chi phí và dòng tiền để biết doanh nghiệp thật sự khỏe hay không.

Ví dụ

Bán 100 tô phở giá 50.000 đồng tạo doanh thu bán hàng 5 triệu đồng, trước khi trừ nguyên liệu, nhân công, mặt bằng và chi phí khác.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Phân loại đúng chi phí giúp tính lợi nhuận đúng và biết khoản nào phục vụ bán hàng, quản lý, tài chính hay sản xuất.

Ví dụ

Tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, phí phần mềm, điện nước và chi phí giao hàng là các nhóm chi phí thường gặp.

Dễ nhầm

Chi tiền chưa chắc là chi phí ngay. Có khoản là trả trước, tạm ứng, mua tài sản hoặc trả nợ.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Giá vốn quyết định lợi nhuận gộp. Nếu giá vốn bị ghi thiếu, lợi nhuận nhìn đẹp giả; nếu ghi thừa, doanh nghiệp có vẻ kém hiệu quả hơn thực tế.

Ví dụ

Một tô phở bán 50.000 đồng, nguyên liệu trực tiếp tính cho tô đó là 22.000 đồng. Phần 22.000 đồng là giá vốn trực tiếp của tô phở.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Nếu lợi nhuận gộp thấp, tăng doanh thu có thể không cứu được dòng tiền vì mỗi đơn hàng đem lại quá ít phần dư.

Ví dụ

Doanh thu 100 triệu, giá vốn 62 triệu thì lợi nhuận gộp là 38 triệu.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Các khoản trả trước như tiền thuê, bảo hiểm, phần mềm thường cần phân bổ để báo cáo từng tháng không bị méo.

Ví dụ

Trả trước 12 triệu tiền phần mềm cho 12 tháng. Kế toán có thể phân bổ 1 triệu mỗi tháng vào chi phí.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Hóa đơn là căn cứ quan trọng để ghi nhận doanh thu, chi phí, thuế đầu ra và thuế đầu vào khi đáp ứng điều kiện liên quan.

Ví dụ

Doanh nghiệp bán dịch vụ 10 triệu chưa thuế, thuế GTGT 10%, hóa đơn thể hiện tiền thuế 1 triệu và tổng thanh toán 11 triệu.

Dễ nhầm

Có hóa đơn chưa đủ để một khoản chi được chấp nhận đầy đủ; còn cần xem tính hợp lý, hợp lệ, thanh toán và hồ sơ đi kèm.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Theo dõi đầu vào giúp biết số thuế có thể bù trừ với thuế đầu ra và tránh thất lạc hóa đơn mua vào.

Ví dụ

Mua máy in 5 triệu chưa thuế, thuế GTGT 500.000 đồng. Khoản 500.000 đồng là thuế GTGT đầu vào.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Nếu theo dõi đầu ra không sát hóa đơn bán ra, doanh nghiệp dễ kê khai thiếu, thừa hoặc lệch với doanh thu.

Ví dụ

Xuất hóa đơn dịch vụ 20 triệu chưa thuế, thuế GTGT 10%, thuế GTGT đầu ra là 2 triệu đồng.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Ghi đúng kỳ giúp doanh thu và chi phí gặp nhau đúng thời điểm, từ đó lợi nhuận từng tháng hoặc từng quý đáng tin hơn.

Ví dụ

Dịch vụ đã hoàn thành tháng 3 nhưng tháng 4 mới thu tiền. Kế toán cần xem thời điểm ghi nhận để không làm lệch kỳ.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Nếu chưa kết chuyển hoặc kết chuyển sai, báo cáo lãi lỗ cuối kỳ có thể không phản ánh đúng kết quả.

Ví dụ

Cuối tháng, doanh thu và chi phí được kết chuyển để xác định tháng đó lãi hay lỗ.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Đối chiếu đều đặn giúp phát hiện thu thiếu, trả trùng, hóa đơn sót, hàng tồn kho lệch hoặc giao dịch ngân hàng chưa ghi sổ.

Ví dụ

Cuối tháng, kế toán so sánh sổ tiền gửi ngân hàng với sao kê để tìm khoản phí ngân hàng chưa ghi nhận.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Báo cáo tài chính là bản đồ sức khỏe doanh nghiệp: có lời không, nợ nhiều không, tài sản nằm ở đâu và dòng tiền có ổn không.

Ví dụ

Khi vay vốn, ngân hàng thường xem báo cáo tài chính để đánh giá doanh thu, lợi nhuận, nợ phải trả và khả năng thanh toán.

Liên quan

Vì sao quan trọng

Dự phòng giúp báo cáo thận trọng hơn, nhất là với công nợ khó thu, hàng tồn kho giảm giá hoặc nghĩa vụ có khả năng phát sinh.

Ví dụ

Một khoản phải thu quá hạn lâu và khó đòi có thể cần xem xét trích lập dự phòng theo chính sách áp dụng.

Dễ nhầm

Dự phòng không phải là quỹ tiền riêng nằm trong tài khoản ngân hàng; nó là ghi nhận kế toán cho rủi ro.

Liên quan