Sổ sách kế toán tối thiểu cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh không nên chỉ nhìn sổ sách như việc làm cho cơ quan thuế. Ghi chép đều giúp biết doanh thu thật, kiểm soát chi phí, chứng minh ngưỡng 1 tỷ đồng và chuẩn bị khi phải dùng hóa đơn điện tử hoặc chuyển phương pháp kê khai.

Nguồn cần tham chiếu cho sổ sách hộ/cá nhân kinh doanh năm 2026 là Thông tư 152/2025/TT-BTC về chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh và các quy định thuế hiện hành. Thông tư 88/2021/TT-BTC là căn cứ cũ cho giai đoạn trước 2026; Nghị định 168/2025/NĐ-CP chủ yếu về đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh, không phải căn cứ chính để liệt kê sổ kế toán.

Cần ghi những nhóm sổ nào?

Tùy quy mô và phát sinh thực tế, hộ/cá nhân kinh doanh nên theo dõi các nhóm sau:

Nhóm theo dõi	Mục đích
Doanh thu bán hàng, dịch vụ	Xác định doanh thu tính thuế, kiểm tra ngưỡng 1 tỷ đồng
Chi phí sản xuất, kinh doanh	Quản trị lãi lỗ và phục vụ phương pháp tính theo thu nhập nếu áp dụng
Vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa	Theo dõi nhập, xuất, tồn
Nghĩa vụ thuế với ngân sách	Theo dõi tờ khai, số phải nộp, đã nộp, còn nợ
Thanh toán tiền lương nếu có thuê lao động	Theo dõi chi trả, khấu trừ nếu phát sinh
Tiền mặt	Kiểm soát thu chi quỹ
Tiền gửi ngân hàng	Đối chiếu sao kê và dòng tiền

Không phải hộ nào cũng phát sinh đủ mọi nhóm, nhưng doanh thu, chứng từ bán hàng và nghĩa vụ thuế là phần nên theo dõi từ ngày đầu.

Mẫu ghi doanh thu đơn giản

Ngày	Kênh bán	Nội dung	Doanh thu	Hình thức thu	Ghi chú
01/05/2026	Facebook	Bán 20 áo thun	2.000.000	Chuyển khoản	Đơn FB-001
02/05/2026	Cửa hàng	Bán lẻ	3.500.000	Tiền mặt	Ca sáng
03/05/2026	Sàn TMĐT	Đối soát đơn	5.200.000	Ví/sàn	Chưa trừ phí sàn

Khi xét ngưỡng doanh thu, đừng chỉ lấy số tiền thực nhận sau khi sàn trừ phí. Cần đối chiếu tổng doanh thu bán hàng.

Mẫu ghi chi phí đơn giản

Ngày	Nhà cung cấp	Nội dung	Số tiền	Chứng từ	Ghi chú
05/05/2026	Công ty A	Nhập hàng	20.000.000	Hóa đơn điện tử	Chuyển khoản
06/05/2026	Chủ nhà	Thuê mặt bằng	8.000.000	Hợp đồng/phiếu chi	Tháng 5

Chi phí chỉ có ý nghĩa thuế khi phương pháp tính thuế cho phép xem xét chi phí và hồ sơ đủ điều kiện. Dù vậy, ghi chi phí vẫn cần cho quản trị lãi lỗ.

Mẫu theo dõi nghĩa vụ thuế

Kỳ thuế	Sắc thuế/tờ khai	Số phải nộp	Hạn nộp	Ngày đã nộp	Chứng từ
Quý 2/2026	Tờ khai hộ/cá nhân kinh doanh	...	31/07/2026	...	Biên nhận eTax

Bảng này giúp phát hiện sớm khoản nợ thuế hoặc tờ khai chưa nộp.

Hộ doanh thu chưa vượt 1 tỷ có cần ghi không?

Có nên ghi. Dù chưa phát sinh VAT/TNCN theo ngưỡng doanh thu hiện hành, bạn vẫn cần chứng minh doanh thu thực tế nếu cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi doanh thu tăng mạnh trong năm.

Ghi chép càng sớm, việc chuyển sang kê khai/hóa đơn điện tử khi vượt ngưỡng càng đỡ rối.

Cách lưu chứng từ đi kèm

Mỗi dòng sổ nên có chứng từ đối chiếu:

• Hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra.
• Phiếu thu, phiếu chi.
• Sao kê ngân hàng.
• Đối soát COD, ví điện tử, sàn TMĐT.
• Hợp đồng, biên bản giao nhận.
• Biên nhận nộp tờ khai và nộp tiền thuế.

Với hóa đơn điện tử, lưu file XML và bản thể hiện PDF nếu có. Không chỉ lưu ảnh chụp màn hình.

Thời hạn lưu trữ

Không nên viết "mọi chứng từ đều 10 năm" một cách tuyệt đối. Theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán có nhiều thời hạn lưu trữ, thường gồm 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy loại.

Với hồ sơ thuế, hóa đơn, sổ sách quan trọng, cách thực hành an toàn là lưu tối thiểu 10 năm nếu không chắc thuộc nhóm 5 năm, và lưu lâu hơn nếu có tranh chấp, kiểm tra, tài sản dài hạn hoặc vụ việc chưa kết thúc.

Checklist sổ sách tối thiểu

• [ ] Theo dõi doanh thu từng ngày hoặc từng ca bán.
• [ ] Cộng doanh thu mọi kênh để kiểm tra ngưỡng 1 tỷ đồng.
• [ ] Theo dõi chi phí và lưu chứng từ.
• [ ] Theo dõi nhập, xuất, tồn nếu bán hàng hóa.
• [ ] Theo dõi nghĩa vụ thuế, hạn nộp và chứng từ nộp tiền.
• [ ] Đối chiếu tiền mặt, ngân hàng và ví/sàn hằng tháng.
• [ ] Lưu file XML hóa đơn điện tử.
• [ ] Sao lưu dữ liệu ở ít nhất hai nơi.

Sổ sách tốt không cần phức tạp. Quan trọng là đều, có chứng từ, và đủ để đối chiếu khi doanh thu tăng hoặc cơ quan thuế hỏi.

Đọc thêm

• Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh
• Thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh giai đoạn trước 2026
• Luật Kế toán số 88/2015/QH13
• Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán
• Đăng ký hộ kinh doanh 2026: Hướng dẫn từng bước