Kế toán cho shop online: Hướng dẫn thuế bán hàng qua mạng

Bán online là kinh doanh thật: có đơn hàng, có dòng tiền, có hàng hoàn, có phí nền tảng, có quảng cáo và có nghĩa vụ thuế. Bài này giúp bạn sắp xếp lại dữ liệu để kê khai đúng, thay vì chỉ nhìn số tiền cuối cùng về tài khoản.

Bán online có phải đăng ký kinh doanh không?

Nếu hoạt động bán hàng diễn ra thường xuyên, có mục đích sinh lời và không chỉ là thanh lý tài sản cá nhân, bạn cần xem xét đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp.

Từ năm 2025, đăng ký hộ kinh doanh thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Sau khi đăng ký, bạn có mã số thuế để kê khai, xuất hóa đơn khi thuộc diện và cập nhật lên nền tảng bán hàng.

Theo dõi doanh thu mọi kênh

Shop online thường có nhiều nguồn doanh thu:

• Website riêng.
• Facebook, Instagram, Zalo.
• Livestream TikTok/Facebook.
• Shopee, Lazada, TikTok Shop.
• COD, chuyển khoản, ví điện tử.
• Bán trực tiếp tại kho hoặc cửa hàng nhỏ.

Khi xét ngưỡng 1 tỷ đồng/năm, hãy cộng toàn bộ các kênh này. Không chỉ cộng tiền sàn chuyển về tài khoản sau khi trừ phí.

Ngưỡng thuế năm 2026

Với hộ/cá nhân kinh doanh:

• Doanh thu năm không quá 1 tỷ đồng: không thuộc diện chịu VAT và không phải nộp TNCN từ hoạt động kinh doanh theo ngưỡng hiện hành.
• Doanh thu năm trên 1 tỷ đồng: xác định VAT/TNCN theo ngành nghề, phương pháp tính thuế và nghĩa vụ hóa đơn.

Nếu doanh thu lũy kế trong năm vượt 1 tỷ đồng, cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ đồng.

Nếu shop bán qua nền tảng có chức năng thanh toán, nền tảng có thể khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế cho từng giao dịch theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP. Phần doanh thu không qua nền tảng hoặc chưa được nộp thay vẫn cần tự theo dõi.

Doanh thu tính thuế và phí sàn

Không dùng công thức doanh thu = tiền sàn chuyển về.

Ví dụ:

• Tổng giá trị đơn hàng trên TikTok Shop: 200 triệu
• Hàng trả lại: 10 triệu
• Phí nền tảng, thanh toán, quảng cáo: 18 triệu
• Tiền chuyển về: 172 triệu

Doanh thu cần đối chiếu là 190 triệu trước khi xét chi phí. Phí nền tảng là chi phí chỉ có ý nghĩa khi phương pháp tính thuế cho phép trừ chi phí và bạn có đủ chứng từ.

Bộ hồ sơ nên lưu hằng tháng

• Báo cáo đơn hàng từng kênh.
• Báo cáo hoàn trả, hủy đơn, giảm giá.
• Báo cáo phí sàn, phí thanh toán, quảng cáo.
• Hóa đơn nhập hàng.
• Hóa đơn/biên lai vận chuyển, kho bãi, đóng gói.
• Sao kê ngân hàng và ví điện tử.
• Báo cáo thuế nền tảng đã khấu trừ/nộp thay nếu có.

Đặt tên file theo tháng, ví dụ 2026-01-shopee-doanh-thu.xlsx, 2026-01-sao-ke-ngan-hang.pdf. Một thư mục sạch tiết kiệm rất nhiều giờ khi quyết toán.

Hàng hoàn, giảm giá, voucher

• Hàng hoàn: giảm doanh thu nếu có báo cáo hoàn và chứng từ hoàn tiền.
• Voucher shop tự tài trợ: doanh thu thường là số tiền thực thu sau giảm.
• Voucher sàn tài trợ: phần sàn bù vẫn cần đối chiếu vào doanh thu.
• Miễn phí vận chuyển: cần xem ai chi trả, ai xuất hóa đơn, và khoản này nằm trong doanh thu hay chi phí.

Nhập hàng từ nước ngoài

Nếu nhập hàng từ nước ngoài, cần lưu:

• Invoice hoặc chứng từ mua hàng.
• Tờ khai hải quan nếu thuộc diện khai hải quan.
• Chứng từ nộp thuế nhập khẩu, VAT khâu nhập khẩu nếu có.
• Chứng từ thanh toán.

Không có hồ sơ nhập hàng rõ ràng thì rất khó giải trình giá vốn và nguồn gốc hàng hóa.

Khi nào nên chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty?

Cân nhắc công ty TNHH nếu bạn:

• Bán B2B nhiều và khách cần hóa đơn/ hợp đồng chặt chẽ.
• Có nhiều nhân sự, kho, chi nhánh hoặc nhà đầu tư.
• Muốn tách trách nhiệm tài sản cá nhân khỏi hoạt động kinh doanh.
• Doanh thu lớn và cần hệ thống kế toán đầy đủ hơn.

Công cụ hỗ trợ

• Máy tính thuế để ước tính nghĩa vụ thuế.
• Checklist tuân thủ để gom hồ sơ từng tháng.
• Lịch thuế 2026 để không bỏ sót kỳ khai còn lại ngoài phần nền tảng đã nộp thay.

Đọc thêm

• Nghị định 117/2025/NĐ-CP về quản lý thuế đối với kinh doanh trên nền tảng số
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh
• Bán hàng trên Shopee, Lazada: Cách tính thuế đúng cách
• Hộ kinh doanh vs Công ty TNHH: Nên chọn loại hình nào?