Kế Toán Phở
Nhận lịch thuế
Kế ToánTài Sản

Khấu hao tài sản cố định: Khái niệm và cách tính cho doanh nghiệp nhỏ

Khấu hao là gì? Tại sao phải khấu hao tài sản cố định? Hướng dẫn cách tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tác giả: Chú Tư

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ mua máy móc, thiết bị nhưng không biết cách hạch toán khấu hao. Mua máy 100 triệu đồng có phải ghi chi phí 100 triệu đồng ngay không? Không. Phải khấu hao dần theo thời gian. Bài viết này giải thích khấu hao là gì và cách tính.

Khấu hao là gì?

Khấu hao (depreciation) là việc phân bổ giá trị tài sản cố định thành chi phí theo thời gian sử dụng.

Ví dụ:

Mua máy pha cà phê 100 triệu đồng, sử dụng 10 năm. Thay vì ghi chi phí 100 triệu đồng ngay, phân bổ thành 10 triệu đồng/năm trong 10 năm.

Tại sao phải khấu hao?

Tài sản cố định sử dụng nhiều năm, tạo ra doanh thu nhiều năm. Chi phí phải phân bổ theo thời gian sử dụng, không ghi hết một lần.

Tài sản cố định là gì?

Tài sản cố định (fixed assets) là tài sản có giá trị lớn, sử dụng lâu dài (trên 1 năm), phục vụ hoạt động kinh doanh.

Ví dụ:

  • Máy móc, thiết bị (máy pha cà phê, máy tính tiền, máy in).
  • Phương tiện vận tải (xe máy, ô tô, xe tải).
  • Nhà cửa, vật kiến trúc (nhà xưởng, văn phòng).
  • Thiết bị văn phòng (bàn ghế, tủ, máy lạnh).

Không phải tài sản cố định:

  • Nguyên liệu, hàng hóa (tiêu hao ngay).
  • Văn phòng phẩm (giá trị nhỏ, tiêu hao nhanh).
  • Tài sản dưới 30 triệu đồng (theo quy định thuế, có thể ghi chi phí ngay).

Tại sao phải khấu hao tài sản cố định?

1. Phản ánh đúng chi phí

Tài sản cố định sử dụng nhiều năm. Chi phí phải phân bổ theo thời gian sử dụng để phản ánh đúng chi phí từng năm.

Ví dụ:

Mua máy 100 triệu đồng, sử dụng 10 năm. Nếu ghi chi phí 100 triệu đồng ngay năm đầu:

  • Năm 1: Lỗ 100 triệu đồng (chi phí quá cao).
  • Năm 2-10: Lãi cao (không có chi phí máy).

Không phản ánh đúng thực tế. Khấu hao 10 triệu đồng/năm phản ánh đúng hơn.

2. Tuân thủ pháp luật

Theo Luật Kế toán và Luật Thuế, tài sản cố định phải khấu hao. Không khấu hao = vi phạm pháp luật.

3. Được trừ chi phí khi tính thuế

Chi phí khấu hao được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Khấu hao đúng = giảm thuế phải nộp.

4. Tính toán giá trị còn lại

Khấu hao giúp biết giá trị còn lại của tài sản.

Công thức:

Giá trị còn lại = Nguyên giá - Khấu hao lũy kế

Ví dụ:

  • Nguyên giá: 100 triệu đồng.
  • Khấu hao lũy kế (sau 5 năm): 50 triệu đồng.
  • Giá trị còn lại: 100 triệu - 50 triệu = 50 triệu đồng.

Nguyên giá tài sản cố định

Nguyên giá (original cost) là giá trị ban đầu của tài sản cố định, bao gồm:

  • Giá mua.
  • Chi phí vận chuyển.
  • Chi phí lắp đặt.
  • Chi phí chạy thử.
  • Thuế (nếu không được khấu trừ).

Ví dụ:

Mua máy pha cà phê:

  • Giá mua: 90 triệu đồng.
  • Vận chuyển: 2 triệu đồng.
  • Lắp đặt: 5 triệu đồng.
  • Chạy thử: 3 triệu đồng.

Nguyên giá: 90 + 2 + 5 + 3 = 100 triệu đồng.

Thời gian khấu hao

Thời gian khấu hao (useful life) là số năm dự kiến sử dụng tài sản.

Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, thời gian khấu hao tối thiểu:

Loại tài sảnThời gian khấu hao tối thiểu
Máy móc, thiết bị5-7 năm
Phương tiện vận tải6-10 năm
Thiết bị, dụng cụ quản lý3-5 năm
Nhà cửa, vật kiến trúc10-50 năm
Máy vi tính, thiết bị ngoại vi3 năm

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể chọn thời gian khấu hao dài hơn, nhưng không được ngắn hơn quy định.

Ví dụ:

  • Máy pha cà phê: Khấu hao tối thiểu 5 năm. Có thể chọn 5, 7, 10 năm.
  • Máy tính: Khấu hao tối thiểu 3 năm. Có thể chọn 3, 5 năm.

Phương pháp khấu hao

Có nhiều phương pháp khấu hao. Doanh nghiệp nhỏ thường dùng phương pháp đường thẳng (straight-line method) vì đơn giản.

Phương pháp đường thẳng

Khấu hao đều mỗi năm.

Công thức:

Khấu hao hằng năm = Nguyên giá / Thời gian khấu hao

Ví dụ:

  • Nguyên giá: 100 triệu đồng.
  • Thời gian khấu hao: 10 năm.
Khấu hao hằng năm = 100 triệu / 10 = 10 triệu đồng/năm

Khấu hao hằng tháng:

Khấu hao hằng tháng = Khấu hao hằng năm / 12
Khấu hao hằng tháng = 10 triệu / 12 = 833.333 đồng/tháng

Bảng khấu hao

Ví dụ: Bảng khấu hao máy pha cà phê (10 năm)

NămKhấu hao nămKhấu hao lũy kếGiá trị còn lại
0 (mua)00100.000.000
110.000.00010.000.00090.000.000
210.000.00020.000.00080.000.000
310.000.00030.000.00070.000.000
410.000.00040.000.00060.000.000
510.000.00050.000.00050.000.000
610.000.00060.000.00040.000.000
710.000.00070.000.00030.000.000
810.000.00080.000.00020.000.000
910.000.00090.000.00010.000.000
1010.000.000100.000.0000

Sau 10 năm, giá trị còn lại = 0. Tài sản đã khấu hao hết.

Cách ghi sổ khấu hao

Khi mua tài sản cố định

Ví dụ: Mua máy pha cà phê 100 triệu đồng, trả tiền mặt.

Định khoản:

Nợ TK 211 (Tài sản cố định hữu hình): 100.000.000
Có TK 111 (Tiền mặt): 100.000.000

Giải thích: Tài sản cố định tăng 100 triệu đồng, tiền mặt giảm 100 triệu đồng.

Khi tính khấu hao hằng tháng

Ví dụ: Khấu hao tháng 1: 833.333 đồng.

Định khoản:

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 833.333
Có TK 214 (Hao mòn tài sản cố định): 833.333

Giải thích: Chi phí tăng 833.333 đồng, khấu hao lũy kế tăng 833.333 đồng.

Lưu ý: TK 214 (Hao mòn tài sản cố định) là tài khoản đối ứng của TK 211. Giá trị còn lại = TK 211 - TK 214.

Ví dụ chi tiết: Quán cà phê mua máy pha cà phê

Bước 1: Xác định nguyên giá

Mua máy pha cà phê:

  • Giá mua: 90 triệu đồng.
  • Vận chuyển: 2 triệu đồng.
  • Lắp đặt: 5 triệu đồng.
  • Chạy thử: 3 triệu đồng.

Nguyên giá: 100 triệu đồng.

Bước 2: Xác định thời gian khấu hao

Máy pha cà phê: Khấu hao tối thiểu 5 năm. Chọn 10 năm (sử dụng lâu hơn).

Bước 3: Tính khấu hao hằng năm

Khấu hao hằng năm = 100 triệu / 10 = 10 triệu đồng/năm

Bước 4: Tính khấu hao hằng tháng

Khấu hao hằng tháng = 10 triệu / 12 = 833.333 đồng/tháng

Bước 5: Ghi sổ

Tháng 1:

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 833.333
Có TK 214 (Hao mòn tài sản cố định): 833.333

Tháng 2:

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 833.333
Có TK 214 (Hao mòn tài sản cố định): 833.333

Lặp lại mỗi tháng trong 10 năm (120 tháng).

Bước 6: Kiểm tra giá trị còn lại

Sau 5 năm (60 tháng):

  • Khấu hao lũy kế: 833.333 × 60 = 50.000.000 đồng.
  • Giá trị còn lại: 100 triệu - 50 triệu = 50 triệu đồng.

Trường hợp đặc biệt

1. Mua tài sản giữa năm

Nếu mua tài sản giữa năm, khấu hao từ tháng bắt đầu sử dụng.

Ví dụ:

Mua máy ngày 15/05/2026, bắt đầu sử dụng tháng 6/2026. Khấu hao từ tháng 6/2026.

2. Tài sản dưới 30 triệu đồng

Theo quy định thuế, tài sản dưới 30 triệu đồng có thể ghi chi phí ngay, không cần khấu hao.

Ví dụ:

Mua máy in 20 triệu đồng. Có thể ghi chi phí 20 triệu đồng ngay, không cần khấu hao.

3. Tài sản hết khấu hao nhưng vẫn sử dụng

Sau khi khấu hao hết, tài sản vẫn có thể sử dụng. Giá trị còn lại = 0, nhưng tài sản vẫn hoạt động.

Ví dụ:

Máy pha cà phê khấu hao hết sau 10 năm. Năm thứ 11, máy vẫn hoạt động. Không khấu hao thêm, nhưng vẫn ghi trong sổ tài sản cố định.

4. Bán tài sản cố định trước khi khấu hao hết

Nếu bán tài sản trước khi khấu hao hết, tính lãi/lỗ.

Công thức:

Lãi/Lỗ = Giá bán - Giá trị còn lại

Ví dụ:

  • Nguyên giá: 100 triệu đồng.
  • Khấu hao lũy kế (sau 5 năm): 50 triệu đồng.
  • Giá trị còn lại: 50 triệu đồng.
  • Giá bán: 60 triệu đồng.
Lãi = 60 triệu - 50 triệu = 10 triệu đồng

Những lưu ý quan trọng

1. Khấu hao từ tháng bắt đầu sử dụng

Khấu hao bắt đầu từ tháng tài sản đưa vào sử dụng, không phải từ tháng mua.

2. Thời gian khấu hao không được ngắn hơn quy định

Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, thời gian khấu hao tối thiểu. Không được chọn ngắn hơn.

3. Khấu hao được trừ chi phí khi tính thuế

Chi phí khấu hao được trừ khi tính thuế TNDN. Khấu hao đúng = giảm thuế.

4. Lưu chứng từ mua tài sản

Lưu hóa đơn, hợp đồng mua tài sản cố định. Cơ quan thuế yêu cầu khi kiểm tra.

5. Lập sổ theo dõi tài sản cố định

Lập sổ chi tiết tài sản cố định để theo dõi nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tài sản dưới 30 triệu có phải khấu hao không?

Không bắt buộc. Có thể ghi chi phí ngay hoặc khấu hao (tùy chọn).

Có thể thay đổi thời gian khấu hao không?

Không. Sau khi chọn thời gian khấu hao, không được thay đổi.

Khấu hao có ảnh hưởng đến dòng tiền không?

Không. Khấu hao là chi phí kế toán, không phải tiền ra. Tiền ra khi mua tài sản, không phải khi khấu hao.

Có thể khấu hao nhanh hơn không?

Không. Thời gian khấu hao không được ngắn hơn quy định. Có thể dài hơn.

Checklist khấu hao tài sản cố định

  • [ ] Xác định tài sản cố định (giá trị trên 30 triệu, sử dụng trên 1 năm).
  • [ ] Tính nguyên giá (giá mua + vận chuyển + lắp đặt + chạy thử).
  • [ ] Chọn thời gian khấu hao (theo Thông tư 45/2013/TT-BTC).
  • [ ] Tính khấu hao hằng năm (Nguyên giá / Thời gian khấu hao).
  • [ ] Tính khấu hao hằng tháng (Khấu hao hằng năm / 12).
  • [ ] Ghi sổ khấu hao hằng tháng (Nợ TK 627, Có TK 214).
  • [ ] Lập sổ chi tiết tài sản cố định.
  • [ ] Lưu chứng từ mua tài sản (hóa đơn, hợp đồng).
  • [ ] Kiểm tra giá trị còn lại định kỳ.

Khấu hao không phải tiền ra. Khấu hao là cách phân bổ chi phí theo thời gian.

Công cụ hỗ trợ

Đọc thêm

Trang này có hữu ích không?

Không bỏ lỡ hạn nộp thuế nào

Nhập email — bạn sẽ nhận nhắc lịch thuế theo loại hình doanh nghiệp, cộng thêm bản tóm tắt các thay đổi chính sách mới, tất cả bằng tiếng Việt đơn giản.

Đăng ký nhận lịch thuế & bài viết mới

Mỗi tháng tối đa 2 email. Huỷ bất cứ lúc nào.

Lưu ý

Thông tin trên đây chỉ mang tính chất tham khảo, không phải tư vấn thuế chuyên nghiệp. Quý doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán cho trường hợp cụ thể.

Đọc thêm

Kế Toán

Công nợ phải thu: Cách quản lý và thu hồi nợ hiệu quả

Bán chịu nhiều nhưng không thu được nợ? Hướng dẫn quản lý công nợ phải thu, phân loại khách hàng, và chiến lược thu hồi nợ hiệu quả.

Kế Toán

Quản lý hàng tồn kho: Phương pháp nhập trước xuất trước và bình quân

Hàng tồn kho ảnh hưởng đến lợi nhuận và dòng tiền. Hướng dẫn hai phương pháp tính giá xuất kho phổ biến: FIFO và bình quân gia quyền.

Kế Toán

Hạch toán chi phí thuê nhà, thuê văn phòng theo từng trường hợp

Thuê văn phòng, kho, mặt bằng cần hạch toán đúng tiền đặt cọc, trả trước, phân bổ chi phí và chứng từ kèm theo.